home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Precision Software Appli…tions Silver Collection 4 / Precision Software Applications Silver Collection Volume 4 (1993).iso / accounts / pcb.exe / PCB.HLP (.txt) < prev    next >
Clarion Help  |  1991-12-11  |  51KB  |  1,008 lines
  1. Analysis Codes
  2.  Analysis codes are a way of grouping your transactions
  3.  together. For example if you have a code called 'MORT' and 
  4.  assign it to all cheques or standing orders which are used 
  5.  to repay your mortgage, you can then take a report showing 
  6.  all transactions with 'MORT' as the analysis code.
  7.  An analysis code consists of up to four characters for the 
  8.  code itself and up to 25 characters for the description.
  9.  To locate an existing code, type it in the 'Locate' field. 
  10.  As you type, the highlighted bar will move to the closest  
  11.  match.
  12.  Every transaction MUST have an Analysis Code.
  13. Update Analysis Codes
  14.  You are now either Adding, Deleting or Changing an analysis  
  15.  code. Simply type the code and description as you want them  
  16.  to be known. If you are adding a new code and you mistakenly 
  17.  type an existing code, you will be informed that this would  
  18.  create a duplicate entry. Use descriptive names so that the  
  19.  codes will be easily remembered. Some examples are
  20. CANCELLED
  21.  GROC
  22. Groceries
  23.  MORT
  24. My Favoutite Building Soc 
  25. Entertainment
  26. Bank Fee
  27.  HREP
  28. Household repairs  
  29. Interest Charged
  30.  INSCE  Insurance
  31. Cheque Book Charge
  32.  VISA
  33. VISA Card Account  
  34.  LODG
  35. Lodgement
  36. Car Loan Repayment 
  37. ERETURN  
  38. HMENU.MNU
  39. Analysis Codes Help
  40.  Choose this menu item to enter all your Analysis codes. 
  41.  Every transaction must have an associated Analysis code.
  42.  This provides an easy way of grouping transactions.
  43.  You will need to supply the following
  44.  Exit Help 
  45. 1. A name.
  46.  Help Menu 
  47. 2. A description.
  48. ERETURN  
  49. HMENU.MNU
  50. Archive Help
  51.  Choose this menu item to move reconciled transactions
  52.  from the Transaction file to the Archive file. This
  53.  allows you to maintain the file and prevent it from
  54.  becoming too large. You will supply a
  55.  date range of transactions to be moved.  
  56.  The program will only move reconciled
  57.  Exit Help 
  58.  transactions between and inclusive of
  59.  Help Menu 
  60.  dates you supply. You can also delete
  61.  a range of transactions and take reports
  62.  from the Archive file. Before moving or deleting, it is 
  63.  recommended to take all the required reports first.
  64. Enter a Cancelled Cheque
  65.  A cancelled cheque would be one that you made a complete  
  66.  mess of filling in. Rather than trying to get it to look  
  67.  right you decide to tear it up. This entry screen will
  68.  allow you to enter a cheque without a value.
  69.  Have an analysis code specially for these cheques. As the 
  70.  details, you can enter simply 'CANCELLED' or a brief note 
  71.  to remind you why you cancelled it.
  72. Choose Items
  73.  This menu is a list of the various items associated
  74.  with each transaction. You may not need every item
  75.  included in the 'Comma Separated Values' file that is  
  76.  about to be created. When you first enter this screen  
  77.  all items are selected. A selected item has an arrow
  78.  on each side pointing to it.
  79.  To DEselect an item, highlight it and press ENTER.
  80.  (Arrows disappear)
  81.  To REselect an item, highlight it and press ENTER.
  82.  (Arrows reappear)
  83.  When finished, press CTRL-ENTER to produce the report. 
  84.  Press ESC to abandon.
  85. ERETURN  
  86. HMENU.MNU
  87. Cheques Help
  88.  Choose this menu item to enter all cheques drawn on
  89.  your account. Cheques are given a transaction type
  90.  of CQ. You will need to supply the following
  91.  1. Cheque number (must be unique).
  92.  2. Date of the cheque.
  93.  Exit Help 
  94.  3. An analysis code.
  95.  Help Menu 
  96.  4. Payee of the cheque.
  97.  5. Amount of the cheque.
  98.  Only transactions of type CQ are listed here.
  99.  Any item on an unreconciled cheque may be changed.  
  100.  Any cheque already entered may be deleted.
  101.  If you delete an unreconciled cheque or change it's 
  102. value, the account's balance will be updated.
  103.  CKEYS_TBL
  104.  !Cheques Table
  105.  This screen is a table of all cheques in the transaction file. The table is  
  106.  ordered by cheque number.  For example, if you enter cheque number 1001
  107.  before cheque 1
  108.  they will appear in correct numerical order in the table. 
  109.  To locate a cheque in the table, type it's number in the 'Locate' field. As  
  110.  you type, the highlighted bar will move to the closest match based on what
  111.  you have typed. By the time you have typed the entire number, or before, the 
  112.  cheque you are looking for will be highlighted.
  113.  When you have located the required transaction press  ENTER  if you want to  
  114.  alter it or DEL if you want to delete it. At any time you may press the INS  
  115.  key to add a new transaction.
  116.  Only UNreconciled cheques may be altered. Any cheque, reconciled or not can  
  117.  be deleted. However if you delete an UNreconciled cheque, or change it's
  118.  value, the UNreconciled balance and the account balance will be updated to
  119.  reflect this change.
  120. ESC - Leave help
  121. ENTER - Keystrokes help
  122.  CKEYS_FOR
  123.   Update Cheques
  124.  You are now either Adding, Changing or Deleting a cheque. Five items of
  125.  information are required for each cheque. These are
  126. 1. The cheque number.
  127. (Must be entered)
  128. 2. The cheque date.
  129. (Must be entered)
  130. 3. An analysis code.
  131. (Must be entered)
  132. 4. Details (Payee).
  133. 5. The cheque amount.
  134. (Must be entered)
  135.  If you are adding a cheque and you type a number which already exists in the 
  136.  file you will be shown that cheque with a message saying that this would
  137.  cause a duplicate entry. In other words all cheque numbers must be unique.
  138.  Enter each item of information and press the ENTER key. If you don't enter
  139.  an existing analysis code, a screen will pop up with a menu of choices.
  140.  Choose a code from this menu and press enter. If you need to add a new code  
  141.  at this point press the INS key to do so. After you enter the amount, the
  142.  cheque will be saved and balances will be DECREASED to reflect the amount of 
  143.  the cheque.
  144. ESC - Leave help
  145. ENTER - Keystroke help
  146. ERETURN  
  147. HMENU.MNU
  148. Credits Help
  149.  Choose this menu item to enter all credits other than
  150.  lodgements. Credits are given a transaction type of CR. 
  151.  Example: Transfer from savings account.
  152.  You will need to supply the following
  153.  1. Date of the credit.
  154.  2. An analysis code.
  155.  Exit Help 
  156.  3. Details of the credit.
  157.  Help Menu 
  158.  4. Amount of the credit.
  159.  Only transactions of type CR are listed here.
  160.  Any item on an unreconciled credit may be changed.
  161.  Any credit already entered may be deleted.
  162.  If you delete an unreconciled credit or change it's
  163. value, the account's balance will be updated.
  164. itKEYS_TBL
  165.  !Credits Table
  166.  This screen is a table of all credits in the transaction file. The table is  
  167.  ordered by credit date. For example, if you enter a credit of July 6th before
  168.  a credit of July 1st they will appear in correct date order in the table.
  169.  To locate a credit in the table, type it's date in the 'Locate' field. As you
  170.  type, the highlighted bar will move to the closest match based on what you
  171.  have typed. By the time you have typed the entire date, or before, the credit
  172.  you are looking for will be highlighted.
  173.  When you have located the required transaction press  ENTER  if you want to  
  174.  alter it or DEL if you want to delete it. At any time you may press the INS  
  175.  key to add a new transaction.
  176.  Only UNreconciled credits may be altered. Any credit, reconciled or not can  
  177.  be deleted. However if you delete an UNreconciled credit, or change it's
  178.  value the UNreconciled balance and the account balance will be updated to
  179.  reflect this change.
  180. ESC - Leave help
  181. ENTER - Keystrokes help
  182.  aKEYS_FOR
  183.   Update Credits
  184.  You are now either Adding, Changing or Deleting a credit. Four items of
  185.  information are required for each credit. These are
  186. 1. The credit date.
  187.      (Must be entered)
  188. 2. An analysis code.
  189. (Must be entered)
  190. 3. Details of the credit.
  191. 4. The credit amount.
  192. (Must be entered)
  193.  It is not possible to prevent duplicate credits as it is with cheques.
  194.  Cheques have a number which must be unique. Credits only have dates. If you  
  195.  enter a credit twice by mistake just delete the one you don't want.
  196.  Enter each item of information and press the ENTER key. If you don't enter
  197.  an existing analysis code, a screen will pop up with a menu of choices.
  198.  Choose a code from this menu and press enter. If you need to add a new code  
  199.  at this point press the INS key to do so. After you enter the amount, the
  200.  credit will be saved and balances will be INCREASED to reflect the amount of 
  201.  the credit.
  202. ESC - Leave help
  203. ENTER - Keystroke help
  204. ERETURN  
  205. HMENU.MNU
  206. Debits Help
  207.  Choose this menu item to enter all debits other than  
  208.  cheques. Debits are given a transaction type of DR.
  209.  Examples: Interest, cheque book charge, bank fee etc. 
  210.  You will need to supply the following
  211.  1. Date of the debit.
  212.  2. An analysis code.
  213.  Exit Help 
  214.  3. Details of the debit.
  215.  Help Menu 
  216.  4. Amount of the debit.
  217.  Only transactions of type DR are listed here.
  218.  Any item on an unreconciled debit may be changed.
  219.  Any debit already entered may be deleted.
  220.  If you delete an unreconciled  debit or change it's 
  221. value, the account's balance will be updated.
  222. KEYS_TBL
  223.  !Debits Table
  224.  This screen is a table of all debits in the transaction file. The table is
  225.  ordered by debit date. For example, if you enter a debit of July 6th before  
  226.  a debit of July 1st they will appear in correct date order in the table.
  227.  To locate a debit in the table, type it's date in the 'Locate' field. As you 
  228.  type, the highlighted bar will move to the closest match based on what you
  229.  have typed. By the time you have typed the entire date, or before, the debit 
  230.  you are looking for will be highlighted.
  231.  When you have located the required transaction press  ENTER  if you want to  
  232.  alter it or DEL if you want to delete it. At any time you may press the INS  
  233.  key to add a new transaction.
  234.  Only UNreconciled debits may be altered. Any debit, reconciled or not can be 
  235.  deleted. However if you delete an UNreconciled debit, or change it's value,  
  236.  the UNreconciled balance and the account balance will be updated to reflect  
  237.  this change.
  238. ESC - Leave help
  239. ENTER - Keystrokes help
  240. seKEYS_FOR
  241. Update Debits
  242.  You are now either Adding, Changing or Deleting a debit. Four items of
  243.  information are required for each debit. These are
  244. 1. The debit date.
  245. (Must be entered)
  246. 2. An analysis code.
  247. (Must be entered)
  248. 3. Details of the debit.
  249. 4. The debit amount.
  250. (Must be entered)
  251.  It is not possible to prevent duplicate debits as it is with cheques.
  252.  Cheques have a number which must be unique. Debits only have dates. If you
  253.  enter a debit twice by mistake just delete the one you don't want.
  254.  Enter each item of information and press the ENTER key. If you don't enter
  255.  an existing analysis code, a screen will pop up with a menu of choices.
  256.  Choose a code from this menu and press enter. If you need to add a new code  
  257.  at this point press the INS key to do so. After you enter the amount, the
  258.  debit will be saved and balances will be DECREASED to reflect the amount of  
  259.  the debit.
  260. ESC - Leave help
  261. ENTER - Keystroke help
  262. Initialisation
  263.  This routine is provided as a means of clearing all data  
  264.  files of all records. It is intended to be used after you 
  265.  have experimented with the program to find out how it
  266.  works. You may enter some test data while learning to use 
  267.  it and when you are ready to go live you can conveniently 
  268.  use this routine to start afresh. Be aware that ALL data  
  269.  files will be EMPTY after initialisation.
  270. Entry Form Keystrokes
  271. F1 - Help
  272. Gray + - Increments date by 1 day or cheque no. by 1 
  273. Gray - - Decrements date by 1 day or cheque no. by 1 
  274.      Esc - When in first field, move back to table
  275. When in other fields, move up one field
  276. Ctrl Esc - Abandon form lose data and return to table  
  277. Up arrow - Move up one field
  278.   Down arrow - Move down one field
  279.   Left arrow - Move left one character
  280.  Right arrow - Move right one character
  281.      Ins - Toggle between insert and overwrite mode
  282.      Del - Delete character at cursor position
  283.   Back space - Delete character to left of cursor
  284. Enter - Complete entry and move to next field
  285. Home - Move to first character in field
  286.      End - Move to last character in field
  287. Ctrl Home - Erase entire field
  288. Ctrl End  - Erase to end of field
  289. Table Keystrokes
  290.      F1 - Help
  291. Esc - Return to the Main Menu
  292. Up arrow - Move highlighted bar up one line
  293.  Down arrow - Move highlighted bar down one line 
  294. Ins - Add a new transaction
  295. Del - Delete the highlighted transaction 
  296. Enter - Change the highlighted transaction 
  297. PgDn - Move down twelve transactions
  298. PgUp - Move up twelve transactions
  299. Home - Move to top of screen
  300. End - Move to bottom of screen
  301.   Ctrl PgUp - Move to the first transaction
  302.   Ctrl PgDn - Move to the last transaction
  303. ERETURN  
  304. HMENU.MNU
  305. Lodgements Help
  306.  Choose this menu item to enter all lodgements to your
  307.  account. Lodgements are given a transaction type of LG. 
  308.  You will need to supply the following
  309.  1. Date of the lodgement.
  310.  2. An analysis code.
  311.  Exit Help 
  312.  3. Details of the lodgement.
  313.  Help Menu 
  314.  4. Amount of the lodgement.
  315.  Only transactions of type LG are listed here.
  316.  Any item on an unreconciled lodgement may be changed. 
  317.  Any lodgement already entered may be deleted.
  318.  If you delete an unreconciled lodgement or change
  319. it's value, the account's balance will be updated.
  320. KEYS_TBL
  321. Lodgements Table
  322.  This screen is a table of all lodgements in the transaction file. The table  
  323.  is ordered by lodgement date. For example, if you enter a lodgement of July  
  324.  6th before a lodgement of July 1st they will appear in correct date order in 
  325.  the table.
  326.  To locate a lodgement in the table, type it's date in the 'Locate' field. As 
  327.  you type, the highlighted bar will move to the closest match based on what
  328.  you have typed. By the time you have typed the entire date, or before, the
  329.  lodgement you are looking for will be highlighted.
  330.  When you have located the required transaction press  ENTER  if you want to  
  331.  alter it or DEL if you want to delete it. At any time you may press the INS  
  332.  key to add a new transaction.
  333.  Only UNreconciled lodgements may be altered. Any lodgement, reconciled or
  334.  not can be deleted. However if you delete an UNreconciled lodgement, or
  335.  change it's value, the UNreconciled balance and the account balance will be  
  336.  updated to reflect this change.
  337. ESC - Leave help
  338. ENTER - Keystrokes help
  339. cuKEYS_FOR
  340. Update Lodgements
  341.  You are now either Adding, Changing or Deleting a lodgement. Four items of
  342.  information are required for each lodgement. These are
  343. 1. The lodgement date.
  344. (Must be entered)
  345. 2. An analysis code.
  346. (Must be entered)
  347. 3. Details of the lodgement.
  348. 4. The lodgement amount.
  349. (Must be entered)
  350.  It is not possible to prevent duplicate lodgements as it is with cheques.
  351.  Cheques have a number which must be unique. Lodgements only have dates. If
  352.  you enter a lodgement twice by mistake just delete the one you don't want.
  353.  Enter each item of information and press the ENTER key. If you don't enter
  354.  an existing analysis code, a screen will pop up with a menu of choices.
  355.  Choose a code from this menu and press enter. If you need to add a new code  
  356.  at this point press the INS key to do so. After you enter the amount, the
  357.  lodgement will be saved and balances will be INCREASED to reflect the amount 
  358.  of the lodgement.
  359. ESC - Leave help
  360. ENTER - Keystroke help
  361. Look Forward
  362.  This report will allow you to look forward to any  
  363.  specified date in the future and provide a bank
  364.  balance forecast by adjusting the current balance  
  365.  by any recurring entries which will become due.
  366.  If you have a 'Recurring Entry' with six monthly
  367.  postings remaining and you look forward twelve
  368.  months the report will only include six occurrences
  369.  of that entry.
  370.  Note this does not actually post these entries and 
  371.  no files will be changed as a result of looking
  372.  forward.
  373. ERETURN  
  374. HMENU.MNU
  375. View Manual Help
  376.  Choose this menu item to view the Page Cheque Book user 
  377.  manual on screen. This file is named MANUAL.PCB and
  378.  should be present in the current directory. If it
  379.  cannot be found you will be given an
  380.  appropriate message.
  381.  Exit Help 
  382.  Approximately 17K of free memory is
  383.  Help Menu 
  384.  required to view the entire manual.
  385. MMENU.MNU
  386. ERETURN  
  387. Main Menu Help
  388.  Move the highlighted selector bar with the cursor keys. Press 
  389.  ENTER when you have highlighted the appropriate menu option.  
  390.  Alternatively type the first character of the menu option and 
  391.  press ENTER. If there is more than one option with the same
  392.  first character a second press of that key will move to it.
  393.  More Help 
  394.  Exit Help 
  395. CCQ_HLP  
  396. RRE_HLP  
  397. RREC_HLP 
  398. LLG_HLP  
  399. AANL_HLP 
  400. RREP_HLP 
  401. DDR_HLP  
  402. AARC_HLP 
  403. UUTIL_HLP    
  404. CCR_HLP  
  405. SSO_HLP  
  406. VMANUAL  
  407. QQUIT_HLP
  408. GSTART   
  409. OOVERVIEW
  410. ERETURN  
  411. Choose the item you want more help on.
  412.   Cheques
  413.   Recurring Entries  
  414.   Reconciliation  
  415.   Lodgements
  416.   Analysis Codes
  417.   Reports
  418.   Debits
  419.   Archive
  420.   Utilities
  421.   Credits
  422.   Standing Orders  
  423.   View User Manual
  424.   Quit
  425.   Use the cursor keys to
  426. Alternatively type the  
  427.   highlight your choice
  428.   Getting Started  
  429. first letter of your
  430.   and press ENTER.
  431.   Overview
  432. choice and press ENTER. 
  433.   Exit Help
  434. Annual Analysis
  435.  Enter the year you want to analyse as a four figure 
  436.  number. The earliest and latest transaction dates
  437.  are shown. The year you select must be within those 
  438.  two dates. If it's not you will get an appropriate  
  439.  message and you will be asked to enter it again.
  440.  After the analysis is finished you will have the
  441.  opportunity to send it to the printer.
  442. POVERV3  
  443. POVERVIEW
  444. HMENU.MNU
  445. ERETURN  
  446. Overview - Page 2
  447.  By placing the program file PCB.EXE anywhere in your path, you can execute it
  448.  from any sub directory. This avoids having it in every subdirectory you are  
  449.  using.
  450.  When you run PCB for the first time it will create all the required data
  451.  files. If you use the program for different accounts make sure not to get
  452.  the data files mixed up. Make regular backups on clearly labelled disks. See 
  453.  the discussion on backup by choosing 'Quit' from the Help menu.
  454.  Each transaction is given a two letter type by the program. These range from 
  455.  CQ - Cheques, LG - Lodgements, DR - Debits, CR - Credits, SD - Standing Dr.  
  456.  and SC - Standing Cr. Therefore in any reports, if you see DR as the type
  457.  you know it was entered by choosing 'Debits' from the main menu AND that it  
  458.  decremented the UNreconciled and balance amounts.
  459.  If you ever enter a transaction incorrectly it is an easy matter to rectify  
  460.  the situation. If part of the transaction is incorrect just choose the
  461.  appropriate menu option, highlight the required transaction, press the Enter 
  462. Page 3
  463. Page 1
  464. Help Menu
  465. Exit Help
  466. continued
  467. POVERVIEW
  468. POVERV2  
  469. HMENU.MNU
  470. ERETURN  
  471. Overview - Page 3
  472.  key and correct the item on the transaction that is incorrect. However if you
  473.  for example entered a debit as a credit you will have to completely delete
  474.  the transaction. This will bring the balances back to what they were before  
  475.  (provided the transaction is UNreconciled) and then enter it correctly.
  476.  To prevent your transaction file from becoming too large you can move older, 
  477.  reconciled transactions to the archive file. To prevent the archive file
  478.  becoming too large you can delete a range of transactions between two dates. 
  479.  Period and Annual Analysis reports are only available from the transaction
  480.  file. Therefore, before moving to archive make sure you have taken all the
  481.  required reports. Also, don't forget to take a report from the archive file  
  482.  before deleting.
  483.  I hope you enjoy using Page Cheque Book. If you have any suggestions on how  
  484.  to improve it or if you find any 'undocumented features' I would be grateful 
  485.  if you could inform Shareware Publishing.
  486.  9Gary Finlay (Author) 
  487. Page 1
  488. Page 2
  489. Help Menu
  490. Exit Help
  491. POVERV2  
  492. HMENU.MNU
  493. ERETURN  
  494. Overview - Page 1
  495.  Page Cheque Book requires MS DOS or PC DOS. It has been tested with DOS 3.2, 
  496.  3.3, 4.01 and 5.0. It also requires 640kb of memory. If you have 640kb and
  497.  you get a message saying 'Insufficient Memory' then free some memory by
  498.  unloading some TSR programs.
  499.  Your config.sys file should have a line saying FILES = 25. If it doesn't,
  500.  refer to your DOS manual to find out how to include it. A single floppy disk 
  501.  is all that is required but of course an hard disk is recommended.
  502.  The program consists of three files, PCB.EXE which is the program, PCB.HLP
  503.  the help file and PCB.PSW the password file. The program will NOT run unless 
  504.  it finds PCB.PSW in the current directory. PCB.PSW is encrypted, so if
  505.  someone types it to the screen they won't discover your password.
  506.  There are five different methods of entering transactions, these are
  507.  Cheques, Lodgements, Credits, Debits and Standing Orders. It is organised
  508.  this way so that the program can be used for savings accounts as well as
  509.  cheque book accounts. I personally have four different sub directories on
  510.  my hard disk for my cheque book, visa account, savings account and mortgage. 
  511. Page 2
  512. Help Menu
  513. Exit Help
  514. continued
  515. Period Analysis
  516.  Enter the starting and finishing date of the period you want 
  517.  to analyse. The earliest and latest transaction dates are
  518.  shown.
  519.  The period you select must be within those two dates.
  520.  The finishing date must be later than the starting date.
  521.  After the analysis is finished you will have the opportunity 
  522.  to send it to the printer.
  523. ERETURN  
  524. HMENU.MNU
  525. Quit Help
  526.  It's probably fairly obvious what this menu option does.
  527.  However it's worth mentioning that this is the only way 
  528.  you should end your session with PCB. Do NOT quit by
  529.  rebooting or switching off.
  530.  A word about backup. There is no built
  531.  Exit Help 
  532.  in backup procedure in PCB V1.2. This
  533.  Help Menu 
  534.  will be added in a future release.
  535.  Your data files are named as follows
  536.  PCB_TRAN, PCB_ARCH, PCB_ORD, PCB_ANLS and PCB_BAL.
  537.  Therefore if you issue the following DOS command from
  538.  the PCB directory all your data files will be backed up 
  539.  to floppy disk. DO THIS REGULARLY.
  540. BACKUP C:PCB_*.* A:
  541.      Substitute drive names where necessary.
  542. ERETURN  
  543. HMENU.MNU
  544. Reconciliation Help
  545.  Choose this menu option to reconcile the account with  
  546.  your bank statement. Only UNreconciled transactions of 
  547.  all types are listed here.
  548.  Press F1 after choosing this option
  549.  for more help.
  550.  Exit Help 
  551.  Help Menu 
  552. Reconciliation Table
  553.  This screen is a table of all unreconciled transactions. The table is
  554.  ordered by transaction date.
  555.  When you receive your statement from the bank you come here to reconcile
  556.  your transactions with it. Only UNreconciled transactions are listed here.
  557.  Before starting, check that the B/F balance on the statement matches the
  558.  program's B/F balance. If it doesn't, you didn't reconcile correctly last
  559.  time. Check that each transaction you reconcile actually matches the state-  
  560.  ment. To reconcile an item, highlight that item and press the F10 key.
  561.  The following occurs when an item is reconciled. The B/F balance and the
  562.  UNreconciled balance are adjusted depending on the type of transaction you
  563.  have just processed and that item's 'Rec.' flag is changed from 'No' to
  564.  'Yes'. It is then removed from the table. Tick that item on your statement.  
  565.  If you reconcile a transaction by mistake it can be unreconciled from the
  566.  utilities menu.
  567.  When you have finished reconciling, the B/F balance will equal the final
  568.  balance shown on your statement.
  569. ERETURN  
  570. HMENU.MNU
  571. Reports Help
  572.  Choose this menu option when you want a report from any
  573.  of the data files. Reports can be taken from the
  574.  Transaction, Archive, Analysis Code and Recurring Entries 
  575.  files. Reports can be sent to the screen,
  576.  the printer or a disk file. Reports sent
  577.  to disk file are automatically named by
  578.  Exit Help 
  579.  the program. These names range from
  580.  Help Menu 
  581.  REPORT.001 to REPORT.
  582. . REPORT files
  583.  can be viewed on the screen by choosing
  584.  the 'View REPORT file' option on the Reports menu.
  585. ERETURN  
  586. HMENU.MNU
  587. Recurring Entries Help
  588.  This menu item accesses a separate file in which you can record  
  589.  your various recurring entries. You can also post them from here 
  590.  and have the 'Next Due' date incremented by the frequency of the 
  591.  order. Posting from this routine is the only way transactions of 
  592.  type SD and SC can be added to the transaction file.
  593.  Press F1 from within the Recurring Entries screen 
  594.  Exit Help 
  595.  for more help.
  596.  Help Menu 
  597. uKEYS_TBL
  598. Recurring Entries Table
  599.  This screen is a table showing all records in the 'Recurring Entries' file.  
  600.  This is a separate file to the transaction file. When you add a record here  
  601.  you are NOT updating the transaction file, you are merely recording the
  602.  information necessary to post these entries at a later date.
  603.  The table is listed in 'Next Due' date order.
  604.  Each time you start the program it examines this file to see if any items
  605.  are due to be posted. This works on the basis of the date you enter on the
  606.  password screen. If any item is found with a 'Next Due Date' equal to or
  607.  less than the supplied date, and has a 'Remaining' value of 1 or more, you
  608.  will be informed that they are due to be posted. Use the F10 key to post
  609.  them to the transaction file. After being posted, an entry's 'Next Due Date' 
  610.  is updated depending on the combination of it's  'Frequency'  and  'Every'
  611.  fields. The number remaining is decremented by 1 until it reaches 0. Items
  612.  due to be posted will have a flashing arrow pointing to it's 'Next Due Date'.
  613.  A Recurring Entry will appear in the 'Standing Orders' table as a type 'SD'  
  614.  or 'SC' depending on whether you have said it is a debit or a credit.
  615. ESC - Leave help
  616. ENTER - Keystrokes help
  617. PRO_UPD2 
  618. KKEYS_FOR
  619. ERETURN  
  620. Update Recurring Entries - Page 1
  621.  You are now either Adding, Changing or Deleting a Recurring Entry. Eight
  622.  items of information are required for each Recurring Entry. These are
  623. 1. The Next Due date.
  624.  !(Must be entered)
  625. 2. The Frequency of the entry. (days, weeks, months)  (Choose from menu)
  626. 3. Occurs every. (x days, x weeks, x months)
  627. (Must be entered)
  628.  * 4. The no. of postings remaining.
  629. (Must be entered)
  630. 5. An analysis code.
  631.  "(Must be entered)
  632. 6. Details (Payee).
  633. 7. The amount to be posted.
  634. (Must be entered)
  635. 8. Whether it should be posted as a DR or a CR.
  636. (Choose from menu)
  637.  * The figure entered here will be decremented by 1 each time the entry is
  638. posted until it reaches 0. If a 'remaining' figure of 
  639.  is specified the 
  640. order is open ended and will not be decremented when posted.
  641. See the next page for examples of the link between the
  642. 'Frequency' field and the 'Every' field.
  643.  Page 2
  644.  Keystrokes 
  645.  Exit Help  
  646. PRO_UPD  
  647. KKEYS_FOR
  648. ERETURN  
  649. Update Recurring Entries - Page 2
  650. Combination
  651. Actual frequency of Recurring Entry
  652.   Frequency
  653. Every
  654.  Once a week on a given day (e.g. Monday).
  655. Weeks
  656.  Once every 2 weeks on a given day (e.g. Monday). 
  657. Weeks
  658.  Once a month on a given date (e.g. 17th).
  659. Months
  660.  Once every 2 months on a given date (e.g. 17th). 
  661. Months
  662.  Once every 3 months on a given date (e.g. 17th). 
  663. Months
  664.  Once a year on a given date (e.g. 17th).
  665. Months
  666.  Twice a year on a given date (e.g. 17th).
  667. Months
  668.  Last day of every month.
  669. Last D.O.M.
  670.  Last day of every second month.
  671. Last D.O.M.
  672.  Last day of every third month.
  673. Last D.O.M.
  674.  Page 1
  675.  Keystrokes 
  676.  Exit Help  
  677. ERETURN  
  678. HMENU.MNU
  679. Standing Orders Help
  680.  Choose this menu item to change or delete any standing orders that 
  681.  have been posted to your account through Recurring Entries. Entries
  682.  cannot be made from this menu option. Standing Orders and Direct
  683.  Debits / Credits could be entered as debits or credits, however by 
  684.  posting them from Recurring Entries they will be given the correct 
  685.  transaction type of
  686.  SD (Standing Debit) or
  687.  Exit Help 
  688.  SC (Standing Credit).
  689.  Help Menu 
  690.  Only transaction types SD and SC are listed here.
  691.  Any item on an unreconciled standing order may be changed.
  692.  Any standing order already entered may be deleted.
  693.  If you delete an unreconciled standing order or change it's
  694. value, the account's balance will be updated to reflect this.
  695. PSTART1  
  696.  MENU.MNU
  697. ERETURN  
  698. Getting Started - Page 1
  699.  The first thing you should do is set up your Analysis Codes. Choose that
  700.  option from the main menu and enter some if not all the codes you intend to  
  701.  use. Press F1 when in the Analysis Codes screen for more help. Next, you
  702.  need to decide from when you are going to enter transactions. Decide how far 
  703.  back you want to start and get your bank statements out. One way or the
  704.  other you should start from the top of a statement. To get the B/F balance
  705.  entered correctly follow these steps.
  706.  1. If the B/F (brought forward) balance is a CR. choose 'Credits' from the
  707. main menu and enter it. If it is a DR. choose 'Debits'. For the Analysis  
  708. Code choose OB (Opening Balance) which you should have set up in advance. 
  709. After entering this, your UNreconciled and balance will show the amount.  
  710.  2. Choose 'Reconciliation' from the main menu. Press F10 to reconcile the
  711. opening balance. You will then be returned to the main menu because there 
  712. are no more UNreconciled transactions.
  713.  3. You will notice that the balances are now correct. B/F is the correct
  714. amount, UNreconciled is zero and your balance is the same as the B/F.
  715. Choose the appropriate option from the main menu to enter the first
  716. transaction on the statement.
  717.  $Page 2
  718. Help Menu
  719. Exit Help
  720. PSTART   
  721. HMENU.MNU
  722. ERETURN  
  723. Getting Started - Page 2
  724.  4. Enter all of the transactions from the statement. You may need the cheque 
  725. stubs to remind you of the payees. You will notice the UNreconciled and
  726. balance changing as you proceed. After all the transactions have been
  727. entered, and provided you entered all the amounts correctly, the balance  
  728. on the screen will equal the final balance on your statement. If they
  729. don't agree, then you got an amount wrong. Look over them and change the  
  730. one that is incorrect. Notice also that the B/F plus UNreconciled equals  
  731. the balance. While entering transactions don't forget that the gray + key 
  732. will increment the date by one day and the gray - key will decrement it
  733. by one day. The gray + and - keys will also increment and decrement the
  734. cheque number field.
  735.  5. Before going on to the next statement, reconcile this one.
  736.  6. Continue entering transactions from other statements or from your cheque  
  737. and lodgement books.
  738.  7. When you have nothing left to enter you could choose 'Recurring Entries'  
  739. and enter the details of any orders in readiness for their next due date. 
  740.  %Page 1
  741. Help Menu
  742. Exit Help
  743.  CKEYS_TBL
  744. Standing Orders Table
  745.  This screen is a table of all standing orders in the transaction file. The
  746.  table is ordered by standing order date. Standing orders can only be added
  747.  to the transaction file through the 'Recurring Entries' option on the main
  748.  menu. A standing order can be a debit or a credit. If a transaction in this  
  749.  table is of type 'SD' it is a Standing Debit and was debited to the account. 
  750.  If it is of type 'SC' it is a Standing Credit and was credited to the
  751.  account.
  752.  Use the usual keys to navigate through the table. When you have located the  
  753.  required transaction press  ENTER  if you want to alter it or DEL if you
  754.  want to delete it.
  755.  Only UNreconciled standing orders may be altered. Any standing order,
  756.  reconciled or not can be deleted. However if you delete an UNreconciled
  757.  order or change it's value, the UNreconciled balance and the account balance 
  758.  will be updated to reflect this change.
  759. ESC - Leave help
  760. ENTER - Keystrokes help
  761. KEYS_FOR
  762. Update Standing Orders
  763.  You are now either Changing or Deleting a standing order. Four items of
  764.  information are required for each standing order. These are
  765. 1. The date of the order.
  766. (Must be entered)
  767. 2. An analysis code.
  768. (Must be entered)
  769. 3. Details of the order.
  770. 4. The amount of the order.
  771. (Must be entered)
  772.  It is not possible to prevent duplicate orders as it is with cheques.
  773.  Cheques have a number which must be unique. Standing orders only have dates. 
  774.  If you post a standing order twice by mistake just delete the one you don't  
  775.  want.
  776.  Type each item of information and press the ENTER key. If you don't enter
  777.  an existing analysis code, a screen will pop up with a menu of choices.
  778.  Choose a code from this menu and press enter. If you need to add a new code  
  779.  at this point press the INS key to do so. After you enter the amount, the
  780.  order will be saved and balances will be INCREASED or DECREASED depending on 
  781.  whether it is an 'SD' or an 'SC'.
  782. ESC - Leave help
  783. ENTER - Keystroke help
  784. NTRAN_EX2
  785. ERETURN  
  786. Transaction / Archive Report - Example 1
  787.  This screen allows you to select the transactions to be included in the
  788.  report. Each pair of fields refer to a range of records in the file. If you  
  789.  leave all the selections blank you are in effect asking for a report of all  
  790.  transactions in the file. Most of the time you will only want to see a subset
  791.  of the transactions. For example, you have an Analysis Code named 'CL' which 
  792.  is assigned to all Car Loan repayments. Now you want to see all transactions 
  793.  for analysis code 'CL'. This will show you how many payments you've made and 
  794.  how much you have paid off the loan. The selection screen for this report
  795. From :
  796. (Cheque no.)
  797.      To :
  798. From :
  799. (Transaction date)
  800.      To :
  801. From : CL
  802. (Analysis code)
  803.  Next Example 
  804.      To : CL
  805.  Exit Help
  806. From :
  807. (Transaction amount)
  808.      To :
  809. Details :
  810. (Any occurrence of (partial) string)
  811. Type : All
  812. (All  CQ LG DR CR SD SC)
  813. Exclude : None
  814.      (None CQ LG DR CR SD SC)
  815.  Reconciled : Both
  816.      (Both Yes No)
  817. NTRAN_EX3
  818. PTRANREP 
  819. ERETURN  
  820. Transaction / Archive Report - Example 2
  821.  You have an Analysis Code named 'GROC' which represents all cheques made
  822.  payable for any groceries. This could be the local supermarket or the milkman
  823.  at the end of each week. The one thing all the cheques have in common is the 
  824.  Analysis Code 'GROC'. Now you want to see how much was spent on groceries
  825.  for the month of June 1991.
  826. The selection screen for the above report would look like this
  827. From :
  828. (Cheque no.)
  829.      To :
  830. From : 01/06/91
  831. (Transaction date)
  832.      To : 31/06/91
  833.   Next Example
  834. From : GROC
  835.      (Analysis code)
  836.   Previous Example  
  837.      To : GROC
  838.   Exit Help
  839. From :
  840. (Transaction amount)
  841.      To :
  842. Details :
  843. (Any occurrence of (partial) string)
  844. Type : All
  845. (All  CQ LG DR CR SD SC)
  846. Exclude : None
  847.      (None CQ LG DR CR SD SC)
  848.  Reconciled : Both
  849.      (Both Yes No)
  850. NTRAN_EX4
  851. PTRAN_EX2
  852. ERETURN  
  853. Transaction / Archive Report - Example 3
  854.  On the back of your bank statement there is the facility to reconcile your
  855.  account and come up with your exact balance. The balance figures in PCB show 
  856.  you this but you want to fill in the reconciliation statement anyway.
  857.  Usually there will be the facility to fill in unreconciled transactions.
  858.  First reconcile the statement with PCB ('Reconciliation' option on the main  
  859.  menu). What you need now is a report of all unreconciled transactions. Each  
  860.  transaction is flagged as being reconciled or not. All you have to tell the  
  861.  report generator is to show all transactions whose flag is 'No'.
  862. The selection screen for the above report would look like this
  863. From :
  864. (Cheque no.)
  865.      To :
  866. From :
  867. (Transaction date)
  868.      To :
  869.   Next Example
  870. From :
  871. (Analysis code)
  872.   Previous Example  
  873.      To :
  874.   Exit Help
  875. From :
  876. (Transaction amount)
  877.      To :
  878. Details :
  879. (Any occurrence of (partial) string)
  880. Type : All
  881. (All  CQ LG DR CR SD SC)
  882. Exclude : None
  883.      (None CQ LG DR CR SD SC)
  884. Note you are saying you
  885.  Reconciled : No
  886. (Both Yes No)
  887. want unreconciled only.
  888. PTRAN_EX3
  889. ERETURN  
  890. From:
  891. (Cheque no.)
  892. Example 4
  893. From: 01/05/91
  894. (Transaction date)
  895. You want a report of
  896. To: 31/05/91
  897. all cheques drawn in
  898. From:
  899. (Analysis code)
  900. May 1991 containing 
  901. the string 'AbCdEf' 
  902. From:
  903. (Transaction amount)
  904. anywhere in the
  905. details field. 
  906. Details: AbCdEf
  907. (Any occurrence of (partial) strg.
  908. Type: CQ
  909.      (All  CQ LG DR CR SD SC)
  910. Exclude: None
  911. (None CQ LG DR CR SD SC)
  912. Reconciled: Both
  913. (Both Yes No)
  914. Example 5
  915. From:
  916. (Cheque no.)
  917.  You want a report of all 
  918. From:
  919. (Transaction date)
  920.  lodgements of 100.00 and 
  921.  over.
  922. From:
  923. (Analysis code)
  924. From:
  925. 100.00 (Transaction amount)
  926.   Previous Example  
  927. Details:
  928. (Any occurrence of (partial)
  929.   Exit Help
  930. Type: LG
  931.      (All  CQ LG DR CR SD SC)
  932. Exclude: None
  933. (None CQ LG DR CR SD SC)
  934. Reconciled: Both
  935. (Both Yes No)
  936. Unreconcile Table
  937.  This screen is a table of all reconciled
  938.  transactions. It is provided here simply to  
  939.  allow you to UNreconcile a transaction that  
  940.  you mistakenly reconciled.
  941.  Balances WILL be updated if you unreconcile. 
  942.  They will be incremented or decremented.
  943.  This will depend on the type of transaction  
  944.  that you unreconcile.
  945. ERETURN  
  946. HMENU.MNU
  947. Utilities Help
  948.  Various utilities can be run from this menu option. You can change your  
  949.  password. However you will need to know the existing one to do this. PCB 
  950.  will NOT run unless it finds the password file (PCB.PSW) in the current  
  951.  directory.
  952.  If you mistakenly reconcile a transaction, you can
  953.  Exit Help 
  954.  UNreconcile it and have the UNreconciled, and B/F
  955.  Help Menu 
  956.  balances adjusted.
  957.  File Statistics will tell you the number of records in each data file.
  958.  Fix Damaged Data Files will rebuild each data file's associated indices. 
  959. AC_TABLE
  960. AC_UPD  
  961. ANL_HLP 
  962. ARC_HLP 
  963. CANCEL  !
  964. COMMA   
  965. CQ_HLP  
  966. CQ_TABLE,
  967. CQ_UPD  
  968. CR_HLP  ~
  969. CR_TABLE
  970. CR_UPD  
  971. DR_HLP  
  972. DR_TABLEb/
  973. DR_UPD  
  974. INIT    
  975. KEYS_FOR
  976. KEYS_TBL
  977. LG_HLP  
  978. LG_TABLE
  979. LG_UPD  7M
  980. LOOKFWD aR
  981. MANUAL  
  982. MENU    
  983. MENU.MNUkY
  984. MONTHLY Y^
  985. OVERV2  "`
  986. OVERV3  
  987. OVERVIEW
  988. PERIOD  [p
  989. QUIT_HLP$r
  990. REC_HLP 
  991. REC_TABL
  992. REP_HLP 
  993. RE_HLP  
  994. RO_TABLE
  995. RO_UPD  E
  996. RO_UPD2 9
  997. SO_HLP  [
  998. START   
  999. START1  
  1000. ST_TABLES
  1001. ST_UPD  
  1002. TRANREP 
  1003. TRAN_EX27
  1004. TRAN_EX3
  1005. TRAN_EX4
  1006. UNRECON 
  1007. UTIL_HLP
  1008.